BEDRIJFSINFORMATIE - Kwaliteitsmanagers en beheerders van management-systemen bij bedrijven in de levensmiddelensector staan voor een enorme opgave.
Ze moeten een enorme hoeveelheid data en informatie beheren én verwerken om processen in goede banen te leiden en iedereen snel en juist te kunnen informeren. Zo moeten ze ervoor zorgen dat de productinformatie waar klanten om vragen juist en up-to-date is, proces- en systeemverificaties goed kunnen worden onderbouwd, productclaims en andere etikettinformatie valide zijn en de volledige traceerbaarheid van ingrediënten geborgd is. Daarnaast is er de vraag om deze informatie actief te delen met klanten, certificatie-instellingen of andere stakeholders.
Productinformatie
Een van de uitdagingen is het beheer van productinformatie. Het gaat hierbij om de informatie die bij het eindproduct hoort en bestemd is voor klant en consument. Dit omvat informatie die wettelijk verplicht op de verpakking moet worden vermeld en andere functionele of commerciële informatie zoals allergenendeclaratie, herkomstvermelding en productclaims. Dit alles moet juist en volledig zijn om recalls te voorkomen of de kans dat de koper zich misleid voelt tot een minimum te beperken. Bedrijven die onder verschillende private labels werken en naar meerdere landen exporteren, dienen deze informatie in verschillende formats en talen te beheren waardoor de complexiteit groeit en een foutje makkelijk gemaakt is.
Communicatiekanalen
Tegenwoordig wordt de productinformatie niet alleen op het etiket vermeld, een bedrijf moet ook rekening houden met een veelheid aan externe (online) communicatiekanalen. Denk hierbij aan een website, webshop en een product-app. Daarnaast moet deze informatie worden gedeeld met meerdere zakenpartners voor bijvoorbeeld het etiketontwerp, het drukken van het etiket, het printen van een reclamefolder of met de verschillende databases van de retailers. Voordat de betreffende productinformatie compleet en correct is, is er intern al veel werk verzet voor het opstellen, controleren en corrigeren om van voorlopige informatie tot een set van definitieve informatie te komen. Om dit allemaal in goede banen te leiden is een geautomatiseerd systeem onmisbaar.
Oplossing
Gelukkig is er een systeem beschikbaar dat ervoor zorgt dat je met één druk op de knop de relevante productinformatie op het juiste moment in de juiste vorm en samenstelling communiceert naar alle betrokkenen. KTBA biedt een overzichtelijk stappenplan en een heldere taakverdeling voor het genereren, controleren, vrijgeven en het communiceren van goedgekeurde en actuele productinformatie, vanuit één enkele goed beheerde correcte informatiebron. Nadat het proces is geoptimaliseerd, wordt gekeken of- en op welke wijze ondersteuning door een softwarepakket noodzakelijk en wenselijk is. De begeleiding van dit project verloopt vanaf de aftrap tot en met de implementatie (en desgewenst het onderhoud) van de nieuwe werkwijzen en systemen.
Kansen
De ervaring leert dat het beheer van productinformatie over meerdere personen verdeeld kan zijn en dat het samenstellen van een set van actuele en volledige productinformatie zeer veel tijd kost, met een relatief hoog risico op extra kosten voor het herstellen van fouten en vergissingen. Zodra een dergelijk proces is gestroomlijnd, zien we dat het introduceren van een nieuw product veel sneller gaat en dat kosten worden bespaard door minder fouten. Productintroducties worden zonder vertraging gerealiseerd én er is minder schade door afkeur en eventuele recalls door onjuiste of ontbrekende informatie. Dit bespaart direct veel tijd omdat dubbel werk en onnodige handmatige handelingen worden voorkomen. Hiermee is de investering al snel terugverdiend.
Digitalisering: Een absolute noodzaak met veel kansen! Zie ook www.ktba.com.